📄 Современные системы документации в управлении организациями

📄 Современные системы документации в управлении организациями Делопроизводство

👋 Здравствуйте, уважаемые слушатели! Сегодня мы поговорим о том, что такое системы документации в управлении организациями, какие они бывают, зачем они нужны и как ими эффективно пользоваться. Документация — это неотъемлемая часть любой управленческой деятельности, которая позволяет фиксировать, регулировать, контролировать и анализировать процессы, происходящие в организации, а также обеспечивать взаимодействие с внешними и внутренними заинтересованными сторонами. В условиях постоянных изменений внешней и внутренней среды, а также роста объемов и сложности информации, необходимо постоянно совершенствовать системы документации, делая их более адаптивными, гибкими, надежными и удобными для пользователей. В этой лекции мы рассмотрим основные виды систем документации, их назначение, состав, структуру и особенности оформления, а также дадим рекомендации по их применению на практике.

Видео:ВСЕ разделы проектной документации в строительстве| От идеи до экспертизыСкачать

ВСЕ разделы проектной документации в строительстве| От идеи до экспертизы

📝 Определение и функции систем документации

🤔 Что же такое система документации? Под системой документации понимается совокупность документов, связанных единством цели, содержания, формы и порядка создания, обработки, хранения и использования, которая обслуживает определенную сферу или вид деятельности организации. Система документации представляет собой логически упорядоченный и иерархически организованный комплекс документов, который отражает процессы управления, планирования, исполнения, контроля, отчетности, анализа и принятия решений в организации. Система документации может быть разделена на подсистемы, которые соответствуют отдельным функциям, структурным подразделениям или проектам в организации.

😊 Система документации выполняет ряд важных функций, таких как:

  • информационная — обеспечивает сбор, обработку, передачу, хранение и поиск необходимой информации для управления организацией;
  • регулятивная — устанавливает правила, нормы, стандарты, процедуры, критерии и механизмы управления организацией;
  • коммуникативная — обеспечивает взаимодействие между субъектами управления, а также с внешними партнерами, клиентами, контрагентами, контролирующими и надзорными органами;
  • контрольная — позволяет отслеживать ход и результаты выполнения задач, планов, проектов, контрактов, а также выявлять и устранять отклонения, нарушения, ошибки и проблемы;
  • аналитическая — позволяет проводить оценку, сравнение, обобщение, интерпретацию и обоснование информации, а также выявлять закономерности, тенденции, прогнозы и рекомендации;
  • доказательственная — подтверждает факты, события, явления, действия, права, обязанности, ответственность и полномочия субъектов управления;
  • архивная — обеспечивает сохранность, защиту и доступность документов, имеющих историческую, научную, культурную или юридическую ценность.

👍 Система документации является необходимым условием эффективного управления организацией, так как она позволяет:

  • формализовать и структурировать информацию, делая ее более понятной, наглядной и удобной для использования;
  • унифицировать и стандартизировать документы, обеспечивая их единообразие, согласованность и совместимость;
  • оптимизировать и автоматизировать процессы создания, обработки, передачи и хранения документов, повышая их скорость, точность и качество;
  • интегрировать и координировать документы, обеспечивая их взаимосвязь, взаимодействие и синхронизацию;
  • адаптировать и модернизировать документы, обеспечивая их соответствие изменяющимся требованиям, условиям и потребностям;
  • контролировать и анализировать документы, обеспечивая их достоверность, актуальность и полноту;
  • хранить и защищать документы, обеспечивая их сохранность, конфиденциальность и безопасность.

Видео:Система организационно правовой документацииСкачать

Система организационно правовой документации

📚 Основные виды систем документации

😎 Существует множество видов систем документации, которые могут быть классифицированы по различным признакам, таким как сфера деятельности, функция управления, форма документа, способ обработки и др. В данной лекции мы рассмотрим наиболее распространенные и важные системы документации, которые используются в управлении организациями. Это:

  • организационно-правовая документация;
  • организационно-распорядительная документация;
  • информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;
  • плановая документация;
  • отчетная документация;
  • документация по обеспечению кадрами;
  • бухгалтерская документация;
  • документация по материально-техническому обеспечению;
  • договорная документация;
  • документация по документационному и информационному обеспечению деятельности организации.

👉 Рассмотрим каждую из этих систем документации подробнее.

Видео:Урок 4. Системы документации, важность систематизации для настроек ИС.Скачать

Урок 4. Системы документации, важность систематизации для настроек ИС.

📃 Организационно-правовая документация

😇 Организационно-правовая документация — это совокупность документов, которые содержат прав вые нормы, регулирующие создание, деятельность, реорганизацию и ликвидацию организации, а также определяющие ее статус, цели, функции, структуру, полномочия, права и обязанности. Организационно-правовая документация включает в себя следующие виды документов:

  • учредительные документы — документы, которые определяют основные параметры организации, такие как наименование, место нахождения, организационно-правовая форма, уставный капитал, сведения об учредителях, порядок управления и др. К учредительным документам относятся, например, устав, свидетельство о государственной регистрации, выписка из единого государственного реестра юридических лиц и др.
  • лицензии и разрешения — документы, которые подтверждают право организации на осуществление определенных видов деятельности, требующих специальных условий, квалификации, оборудования и др. К лицензиям и разрешениям относятся, например, лицензия на медицинскую деятельность, разрешение на строительство, сертификат соответствия и др.
  • договоры и соглашения — документы, которые закрепляют взаимные права и обязанности организации и других субъектов права по определенным вопросам сотрудничества, партнерства, поставки, оказания услуг и др. К договорам и соглашениям относятся, например, договор аренды, соглашение о конфиденциальности, договор подряда и др.
  • приказы и распоряжения — документы, которые устанавливают общие или конкретные правила, нормы, требования, задания, меры, решения и др., касающиеся деятельности организации или ее структурных подразделений, должностных лиц, работников и др. К приказам и распоряжениям относятся, например, приказ о назначении на должность, распоряжение о командировке, приказ об утверждении положения и др.
  • протоколы и акты — документы, которые фиксируют ход и результаты различных мероприятий, процедур, проверок, испытаний, экспертиз и др., проводимых в рамках деятельности организации или с ее участием. К протоколам и актам относятся, например, протокол заседания совета директоров, акт приемки-передачи товара, протокол арбитражного разбирательства и др.

👏 Организационно-правовая документация является основой правового статуса и деятельности организации, так как она определяет ее место и роль в обществе, регулирует ее взаимоотношения с другими субъектами права, устанавливает ее права и обязанности, а также доказывает ее законность и легитимность. Организационно-правовая документация должна быть составлена в соответствии с действующим законодательством, нормативными актами, стандартами и правилами, а также храниться в надлежащем порядке и доступе.

Видео:Какая техническая документация необходима для организации производстваСкачать

Какая техническая документация необходима для организации производства

📋 Организационно-распорядительная документация

😉 Организационно-распорядительная документация — это совокупность документов, которые содержат указания, рекомендации, предложения, согласования, сведения и др., касающиеся организации и проведения различных мероприятий, работ, операций и др. в рамках деятельности организации или ее структурных подразделений. Организационно-распорядительная документация включает в себя следующие виды документов:

  • планы — документы, которые определяют цели, задачи, сроки, ресурсы, ответственных и др. по выполнению определенных работ, проектов, программ и др. К планам относятся, например, план развития организации, план маркетинга, план производства и др.
  • инструкции — документы, которые содержат правила, алгоритмы, методы, последовательность, технологию и др. по выполнению определенных действий, операций, процедур и др. К инструкциям относятся, например, инструкция по охране труда, инструкция по эксплуатации оборудования, инструкция по заполнению документов и др.
  • расписания — документы, которые устанавливают время, место, продолжительность, периодичность и др. проведения определенных мероприятий, работ, операций и др. К расписаниям относятся, например, расписание занятий, расписание поездов, расписание дежурств и др.
  • приглашения — документы, которые содержат предложение, запрос, согласие и др. по участию в определенных мероприятиях, работах, операциях и др. К приглашениям относятся, например, приглашение на конференцию, приглашение на собеседование, приглашение на вечеринку и др.
  • заявки — документы, которые содержат заявление, просьбу, жалобу, предложение и др. по получению, предоставлению, изменению, отмене и др. определенных услуг, товаров, работ, операций и др. К заявкам относятся, например, заявка на ремонт, заявка на поставку, заявка на отпуск и др.
  • сообщения — документы, которые содержат информацию, уведомление, предупреждение, извещение и др. по поводу определенных событий, фактов, явлений, действий и др. К сообщениям относятся, например, сообщение о задержке, сообщение о повышении цен, сообщение о смене руководства и др.

👍 Организационно-распорядительная документация является важным инструментом управления организацией, так как она позволяет планировать, организовывать, координировать, контролировать и информировать о различных аспектах деятельности организации или ее структурных подразделений. Организационно-распорядительная документация должна быть составлена в соответствии с целями, задачами, ресурсами, сроками и ответственностью по выполнению определенных работ, проектов, программ и др., а также с учетом мнения, пожеланий, потребностей и интересов заинтересованных сторон.

Видео:Документооборот в делопроизводствеСкачать

Документооборот в делопроизводстве

📖 Информационно-справочная и справочно-аналитическая документация

😄 Информационно-справочная и справочно-аналитическая документация — это совокупность документов, которые содержат фактическую, статистическую, научную, техническую, экономическую и др. информацию, необходимую для управления организацией, а также анализ, оценку, обобщение, интерпретацию и рекомендации по этой информации. Информационно-справочная и справочно-аналитическая документация включает в себя следующие виды документов:

  • справки — документы, которые содержат краткую, точную и достоверную информацию по определенному вопросу, запросу, проблеме и др. К справкам относятся, например, справка о доходах, справка о наличии судимости, справка о состоянии здоровья и др.
  • отчеты — документы, которые содержат подробную, систематизированную и обоснованную информацию о ходе и результатах выполнения определенных работ, проектов, программ и др. К отчетам относятся, например, отчет о проделанной работе, отчет о финансовых результатах, отчет о выполнении плана и др.
  • досье — документы, которые содержат собранные, упорядоченные и классифицированные сведения о личности, деятельности, достижениях, характеристиках и др. определенного лица, группы лиц, организации и др. К досье относятся, например, досье на сотрудника, досье на клиента, досье на конкурента и др.
  • аналитические записки — документы, которые содержат анализ, оценку, обобщение, интерпретацию и рекомендации по определенной теме, проблеме, ситуации и др. К аналитическим запискам относятся, например, аналитическая записка по рынку, аналитическая записка по рискам, аналитическая записка по перспективам и др.
  • обзоры — документы, которые содержат краткое изложение, сравнение, характеристику, оценку и др. определенной области знаний, деятельности, литературы и др. К обзорам относятся, например, обзор научных статей, обзор новостей, обзор продуктов и др.

👏 Информационно-справочная и справочно-аналитическая документация является важным источником знаний и решений для управления организацией, так как она позволяет получать, обрабатывать, анализировать и использовать необходимую информацию для принятия обоснованных и эффективных решений. Информационно-справочная и справочно-аналитическая документация должна быть составлена в соответствии с целями, задачами, критериями и методами анализа, а также с учетом достоверности, актуальности, полноты и доступности информации.

📸 Видео

Урок 16. Организация работы с входящими и исходящими документами.Скачать

Урок 16. Организация работы с входящими и исходящими документами.

КТО и КАК ведёт исполнительную документацию с 1 сентября 2023 года? Ver. 2.0Скачать

КТО и КАК ведёт исполнительную документацию с 1 сентября 2023 года? Ver. 2.0

Урок 20. Организация работы с договорной документацией.Скачать

Урок 20. Организация работы с договорной документацией.

Локально-нормативная документация в сфере охраны трудаСкачать

Локально-нормативная документация в сфере охраны труда

Урок 2. Документ. Основные понятия и типология документов. Правильный выбор вида документа.Скачать

Урок 2. Документ. Основные понятия и типология документов. Правильный выбор вида документа.

Урок 18. Организация работы с документами коллегиальных органов управления и рабочих совещаний.Скачать

Урок 18. Организация работы с документами коллегиальных органов управления и рабочих совещаний.

Техническая документация. Виды технической документацииСкачать

Техническая документация. Виды технической документации

Урок 1: Управление документами как сфера профессиональной деятельности.Скачать

Урок 1: Управление документами как сфера профессиональной деятельности.

Лекция 1. Два определения технической документации.Скачать

Лекция 1. Два определения технической документации.

Управление знаниями: какие документы нужны и что в них фиксировать / Максим Цепков (mtsepkov.org)Скачать

Управление знаниями: какие документы нужны и что в них фиксировать / Максим Цепков (mtsepkov.org)

NormaCS. Система стандартов ЕСКД. Часть 1. Общие положения. Жизненный цикл изделияСкачать

NormaCS. Система стандартов ЕСКД. Часть 1. Общие положения. Жизненный цикл изделия

Документоведение. Лекция 5. Унифицированные системы организационно-распорядительной документацииСкачать

Документоведение. Лекция 5. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации

Делопроизводство: документы, классификация, документирование и документооборотСкачать

Делопроизводство: документы, классификация, документирование и документооборот

Технологическая документация в проектеСкачать

Технологическая документация в проекте
Поделиться или сохранить к себе: